Um hybride Kongresse zu realisieren, müssen sich die Teilnehmer eine Event-App auf ihrem Smartphone installieren. Nun ist es so, dass nicht in jeder Veranstaltungsstätte ein WLAN-System (Wireless Local Area Network) fest installiert ist, welches die notwendige Leistungsfähigkeit hat, um vielen 100 Teilnehmern gleichzeitig einen Internetzugang zu ermöglichen. In diesem Fall sollte der Veranstalter genau prüfen, ob er ein zusätzliches WLAN-System temporär für seine Veranstaltung installiert. Dieses ist mit zusätzlichen Kosten verbunden und ergibt nur Sinn, wenn das Veranstaltungshaus in Relation zur erwarteten Teilnehmerzahl überhaupt eine breitbandige Internetanbindung besitzt.
Eine kostengünstige Alternative wäre es, wenn man darauf vertrauen könnte, dass sich jeder Teilnehmer mit seinem mobilen Endgeräte in das Mobilfunknetz einwählt, um somit im LTE-Standard (Long Term Evolution) die Möglichkeiten der Event-App nutzt. Leider ist diese Alternative (noch!) nicht ungeprüft zu empfehlen, da hierbei einige Aspekte zu beachten sind:
- LTE ist nicht überall und auch nicht immer verfügbar.
- Die verfügbare Übertragungsgeschwindigkeit kann zeitlich stark schwanken.
- Die Funkzelle wird bei hohen Zugriffen aus demselben Raum einseitig belastet.
- Nicht jeder Teilnehmer hat ein LTE-fähiges mobiles Endgeräte.
- Nicht jedes Endgerät kann sich überhaupt mit einem Mobilfunknetz verbinden.
- Nicht jeder Teilnehmer hat einen LTE-Vertrag.
- Nicht jeder Teilnehmer hat eine Datenflatrate.
Natürlich benötigt eine Event-App keine großen Datenmengen, um betrieben zu werden. Jedoch muss die Event-App vor der Installation zuerst aus dem Internet heruntergeladen werden. Unglücklicherweise erfolgt dies in der Regel zum Anfang einer Veranstaltung und zwar durch alle Teilnehmer mehr oder weniger gleichzeitig. Das bedeutet, dass in einem Zeitraum von 30-60 Minuten hierdurch ein sehr datenintensiver Zugriff auf das Mobilfunknetz erfolgt. Dass die Teilnehmer zufällig in einem ausgewogenen Verhältnis bei unterschiedlichen Netzbetreibern angemeldet sind, ist auch eher unwahrscheinlich und somit ein unkalkulierbares Risiko.
Vor diesem Hintergrund sollten Veranstalter zum jetzigen Zeitpunkt bei größeren Gruppen ein leistungsstarkes WLAN-System einsetzten, welches idealerweise bereits in der Veranstaltungsstätte fest installiert und geprüft ist (Kostenersparnis, Systemstabilität). Dadurch erhalten sie Planungssicherheit und haben aktiven Einfluss auf die Internetverfügbarkeit. Die zusätzlichen Kosten relativieren sich schnell, gegenüber der Gefahr von genervten und enttäuschten Teilnehmern.
Bei kleineren Teilnehmergruppen könnte jedoch schon heute LTE eine echte Alternative sein. In diesem Fall sollte der Veranstalter im Voraus seine Teilnehmer darauf hinweisen und bitten, die Event-App möglichst nicht erst am Veranstaltungsort zu installieren. Dies kann man mit einem entsprechenden Angebot (Infos, Spiel etc.) innerhalb der Event-App forcieren. Am Veranstaltungsort selbst könnte der Veranstalter relativ kostengünstig einen breitbandigen LTE-WLAN-Hotspot einrichten, damit sich auch die eher wenigen nicht-mobilfunkfähigen Endgeräte in das Internet einloggen können, falls die Veranstaltungsstätte keinen passenden Internetzugang anbieten kann. Beim ausschließlichen Einsatz eines LTE-Funknetzes sollte jedoch auf einen datenintensiven Livestream über die Event-App verzichtet werden. Dieser sollte dann besser über eine separate Website angeboten werden, damit die Teilnehmer vor Ort nicht dazu verleitet werden, den Livestream auf der Event-App im Veranstaltungsraum „testhalber“ anzuschauen. Zukünftig wird die Bedeutung der Nutzung von LTE für hybride Kongresse zunehmen – der Veranstalter sollte aber immer genau den Bedarf ermitteln und sich gut überlegen, ob die Kostenersparnis dieser Variante im Verhältnis zum Risiko vertretbar ist.